Een zakelijk besluit, toezegging of inhoudelijke afweging verdwijnt niet uit de informatiehuishouding doordat die in WhatsApp, Signal, Teams of een andere chatfunctie staat. Voor publieke werkgevers is dit daarom ook een organisatie- en werkgeversvraag: medewerkers moeten weten welke kanalen zij waarvoor gebruiken, welke zakelijke informatie bewaard moet blijven en wie voorkomt dat een Woo-verzoek pas achteraf leidt tot handmatig speurwerk op telefoons.
De Archiefwet-, Woo- en organisatievraag geldt voor Rijk en decentrale overheden; sectorspecifieke selectielijsten en systemen blijven onderdeel van de lokale toepassing.
Bekijk de inhoudelijke domeingrensWat de bronnen laten zien
De actuele handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichten van het Nationaal Archief maakt duidelijk dat overheidsinformatie in chatapplicaties onder de Archiefwet valt. De handreiking verbindt dit met de Wet open overheid en de AVG. Op 9 juli 2026 zijn de eerste drie modules gepubliceerd: wat chatberichten zijn, welke wettelijke kaders gelden en hoe een organisatie beleid voor chatarchivering opstelt. Modules over selectiemethoden en archiveringstechniek zijn nog in ontwikkeling en worden volgens het Nationaal Archief begin 2027 verwacht. Een organisatie moet dus nu beleid en verantwoordelijkheden inrichten, maar mag een nog niet gepubliceerde technische standaard niet als vaststaande norm presenteren.
De Wet open overheid definieert een document ruim als een door een orgaan opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak. Het medium is niet doorslaggevend. De Afdeling bestuursrechtspraak heeft al onder de voorganger van de Woo bevestigd dat zakelijke berichten op privételefoons onder het openbaarheidsregime kunnen vallen wanneer zij bij de bestuurlijke aangelegenheid horen. Dat betekent niet dat ieder privébericht overheidsinformatie is of openbaar moet worden. Reikwijdte, vindbaarheid en openbaarmaking zijn verschillende stappen; bij openbaarmaking gelden de uitzonderingsgronden van de Woo.
Het ACOI adviseerde in ‘Kan dit weg? Nee’ om de verantwoordelijkheid niet uitsluitend bij individuele medewerkers te leggen. Het advies richt zich in het bijzonder op sleutelfunctionarissen en benadrukt dat chatberichten beschikbaar moeten blijven voor verantwoording, onderzoek en informatieverzoeken. Het Nationaal Archief vertaalt dit in 2026 naar organisatiebeleid over toegestane applicaties, opslag en beheer, privacy, informatiebeveiliging en waardering en selectie.
Daarmee ontstaat een overheidsbrede kernopgave, maar geen uniforme bewaartermijn voor ieder gesprek. Welke informatie hoe lang wordt bewaard volgt uit de toepasselijke selectielijst, de functie en het werkproces. Een algemene instructie om alle chats permanent te bewaren verzamelt onnodige persoonsgegevens en maakt relevante informatie juist minder vindbaar. Een instructie om zakelijke chats periodiek te wissen zonder selectie brengt het tegenovergestelde risico mee.
Begin bij werkprocessen waarin chat werkelijk wordt gebruikt: bestuurlijke voorbereiding, crisisbeheersing, vergunningverlening, toezicht, projectsturing, inkoop en contacten met ketenpartners. Leg per proces vast welke applicaties zijn toegestaan, welke informatie niet via chat hoort te lopen, wanneer een bericht of samenhangende conversatie als zakelijk informatieobject wordt vastgelegd en in welk beheerd systeem dat gebeurt. Neem ook groepschats, bijlagen, emoji-reacties en context mee wanneer die betekenis geven aan een besluit of afspraak.
Maak vervolgens een rolverdeling die uitvoerbaar is. De proceseigenaar bepaalt welke informatie voor het werkproces nodig is. Informatiebeheer koppelt dit aan selectielijsten, metadata en duurzame toegankelijkheid. Privacy en informatiebeveiliging toetsen noodzakelijkheid, toegang en risico's. ICT ondersteunt export, overdracht en beheer. De leidinggevende bespreekt het werkgedrag en grijpt in wanneer een team structureel buiten beheerde kanalen werkt. De medewerker hoeft daarmee niet zelfstandig archiefjurist te worden, maar blijft wel verantwoordelijk voor het volgen van de afgesproken route.
Ontwerp een vaste gebeurtenisgestuurde vastlegging. Denk aan het nemen of voorbereiden van een besluit, een bestuurlijke toezegging, een inhoudelijke instructie, een akkoord met financiële of personele gevolgen of informatie die nodig is om een dossier te reconstrueren. Leg niet alleen een losse schermafbeelding vast wanneer afzender, ontvanger, datum, tijd en samenhang nodig zijn om het bericht te begrijpen. Test ook uitdiensttreding, toestelwissel, vervanging, langdurige afwezigheid en een Woo-verzoek: kan de organisatie dan tijdig zoeken zonder onbeheerst alle privé-inhoud te kopiëren?
Gebruik audits niet als surveillance van medewerkers. Controleer procesmatig of de gekozen kanalen, exports en registraties werken, hoeveel herstelacties nodig zijn en waar informatie buiten het dossier blijft. Bespreek uitkomsten op team- en procesniveau en behandel individuele toegang of onderzoek alleen met een concrete bevoegdheid, noodzaak en afbakening.
Werkgeverscheck
- Inventariseer per risicovol werkproces welke chatapps en chatfuncties feitelijk worden gebruikt en waarvoor.
- Leg vast welke gebeurtenissen tot vastlegging leiden, welke context meegaat en in welk beheerd systeem de informatie terechtkomt.
- Wijs per proces eigenaarschap toe aan lijn, informatiebeheer, privacy, informatiebeveiliging en ICT, met één herkenbare instructie voor medewerkers.
- Test zoekbaarheid bij een Woo-verzoek, toestelwissel en uitdiensttreding zonder ongericht privé-inhoud te verzamelen.
- Herijk beleid zodra het Nationaal Archief de modules over selectiemethode en archiveringstechniek publiceert.
Waar de grens ligt
Dit artikel bepaalt niet dat ieder chatbericht moet worden bewaard of openbaar gemaakt. De inhoud, relatie met de publieke taak, toepasselijke selectielijst, bewaartermijn, Woo-uitzonderingsgronden, privacy en eventuele bijzondere geheimhoudingsplichten vragen een afzonderlijke beoordeling. Een organisatiebreed verbod op chat lost de informatiehuishouding niet op wanneer medewerkers in de praktijk toch snelle communicatiekanalen nodig hebben.
De eerste drie modules van de handreiking van het Nationaal Archief zijn actueel per 9 juli 2026; onderdelen over selectiemethode en archiveringstechniek volgen nog. Behandel tijdelijke werkwijzen daarom als beheerde tussenstap met eigenaar en herijkingsdatum. Betrek informatiebeheer, Woo-juristen, privacy, informatiebeveiliging, medezeggenschap en de betrokken werkprocessen bij concrete invoering.
Dit artikel biedt algemene HR-duiding en is geen individueel juridisch, medisch of arbeidsvoorwaardelijk advies. Controleer de actuele primaire bron voor een concrete beslissing.
Bronnen
- Nationaal Archief: handreiking Duurzame toegankelijkheid van chatberichtenActuele modules over chatberichten, wettelijke kaders en beleid voor chatarchivering.
- Nationaal Archief: eerste modules beschikbaar op 9 juli 2026Publicatiedatum, reikwijdte en nog te verschijnen modules.
- Wet open overheidWettelijke definitie van document, zorgplicht en kader voor openbaarmaking.
- ACOI: ‘Kan dit weg? Nee’Advies over verantwoordelijkheid, sleutelfunctionarissen en beschikbaarheid van zakelijke chatberichten.